INTRODUCCIÓN

Transportes Rápido San Cristóbal S.A.S., en cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con la protección de datos personales, establece la presente política de tratamiento y protección de datos personales, con el propósito de garantizar el adecuado manejo, seguridad, confidencialidad y protección de la información personal que sea recolectada, almacenada, utilizada, consultada, actualizada, trasmitida o compartida en el desarrollo de sus actividades.

Esta política establece los lineamientos y principios que deben ser observados por la organización, sus y demás personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la empresa. Asimismo, define los mecanismos mediante los cuales los titulares de la información pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar rectificar, solicitar la supresión de sus datos y presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información personal.

Transportes rápido san Cristóbal S.A.S. reconoce que la protección de los datos personales constituye un compromiso fundamental para preservar la privacidad y generar confianza con sus diferentes grupos de interés. Por tal razón, la organización adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a prevenir el acceso no autorizado, perdida, alteración, uso indebido o divulgación de la información personal.

La presente política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de transporte rápido san Cristóbal S.A.S. independientemente del medio en que se encuentren almacenados, y constituye un marco de referencia para el cumplimiento de las obligaciones legales y organizacionales relacionadas con la protección de la información.

I. PRESENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S informa la política aplicable para el tratamiento y protección de datos personales.

FUNDAMENTO LEGAL.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014.
• Decreto Único 1074 de 2015.

DATOS GENERALES.

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S, es una sociedad constituida de conformidad con las leyes colombianas, identificada con el NIT. 890.901.433-1, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Antioquia, en la Carrera 131 No. 60-79

Los titulares de la información o sus causahabientes podrán acudir a la información que sobre ellos se encuentre registrada en la base de datos de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S a través de los siguientes canales de atención:

II. DEFINICIONES.

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

• DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural.

• DATO PÚBLICO: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

III. PRINCIPIOS.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, la CONGREGACIÓN se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos de conformidad con el manual interno de procedimiento para el manejo de datos personales y bases de datos.
3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales sólo podrán ser obtenidos o divulgados con previa autorización, o con la existencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

1. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por la CONGREGACIÓN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

IV. DERECHOS Y DEBERES

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hayan sido autorizados.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL A.S salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.

c) Ser informado por TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

DEBERES DE LA CONGREGACIÓN.

a) Hacer uso de la información contenida en las bases de datos sólo para la finalidad para la que se encuentra facultado.

b) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

c) Cuando se recolectan datos personales, deberá limitarse a aquellos pertinentes y adecuados para la finalidad para cual son requeridos conforme a lo establecido en las leyes. Para ello no se utilizarán medios engañosos o fraudulentos.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados por esta política en el acápite de Procedimientos- Reclamos.

f) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes que permitan atender de forma oportuna las consultas y reclamos presentados por los titulares de la información.

g) La información solicitada debe ser suministrada de forma gratuita y por cualquier medio, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder estrictamente a aquella que repose en la base de datos.

En el evento en que la certificación de la información autorizada sea solicitada físicamente y/o ésta necesite ser enviada por correo certificado, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S podrá requerir al solicitante para que pague la suma que en gastos corresponda, sin que en ningún momento se pueda cobrar más de lo realmente facturado; en el evento de ser requerido, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio el soporte de dichos gastos.  

h) Adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

i) Rectificar la información cuando sea incorrecta.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

k) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

l) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella:

• Los titulares de esta, sus causahabientes o sus representantes legales.

• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

m) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

n) Establecer los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares del tratamiento de sus datos, que podrá ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

o) La autorización debe contener la siguiente información:

• Nombre e identificación de la persona a quien se le está solicitando autorización.
• Identificación de los datos que se están recolectando.
• Finalidad de los datos objeto de autorización.
• Información del procedimiento para ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
• Los derechos que le asisten como titular.
• Medios de atención dispuestos por TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S.

Es obligación de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S conservar la prueba de la autorización y entregar copia al titular de la información en caso de requerirse.

p) Establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular solicitar el reporte, modificación, supresión o actualización del dato, que pueden ser los mismos mecanismos utilizados para el otorgamiento del consentimiento sin perjuicio de los gastos que se puedan presentar con ocasión a la expedición y envío del mismo.

q) La información sujeta a tratamiento debe ser protegida mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para ello, la TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.  

r) El personal de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de acuerdo con lo dispuesto en el contrato laboral y/o demás disposiciones sujetas en la relación entre funcionario y la congregación.

s) Designar a un “Oficial de Datos Personales” que asuma la función de protección de datos personales y quien además velará por que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los titulares.

t) En principio el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido por la ley, salvo que sean datos de naturaleza pública y/o cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Una vez se cumplan los requisitos mencionados, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S verificará que el infante ejerza su derecho a ser escuchado (opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto) y que posteriormente el representante legal otorgue la autorización.

Por lo anterior, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S velará por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S utilizará los datos personales de acuerdo con la autorización dada por el titular y solamente los trasmitirá o transferirá a aliados, filiales o subsidiaria, terceros que podrán utilizar la información para el desarrollo de sus labores actuando en nombre de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S y/o dando cumplimiento a los requerimientos de las autoridades, acogiéndose a las leyes que aplican sobre la materia.  

w) Sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, teniendo en cuenta las disposiciones legales y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S deberá suprimir los datos personales.

No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

x) Acreditar la existencia de la “Política de Privacidad y Protección de Datos” y la forma de acceder a la misma, la cual será publicada en la página web de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S, en redes sociales y en la sede principal.

y) Para la recolección, uso y tratamiento de datos personales, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL A.S deberá cumplir con los siguientes parámetros:

• El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular.
• El tratamiento de los datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
• Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.z) En el evento de surgir una modificación sustancial a la presente “Política de Tratamiento Protección de Datos Personales”, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S, deberá solicitar nuevamente al titular de la información, la autorización para el tratamiento de datos.

V. POLÍTICA DE AUTORIZACIONES

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.lasallenorandino.org a través de un diario de amplia circulación, acudiendo a los siguientes canales de atención:

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

VI. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE.

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTÓBAL S.A.S realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares únicamente para finalidades legítimas, determinadas, explícitas y acordes con su objeto social, las relaciones jurídicas, comerciales, laborales, contractuales y administrativas que establezca, así como para el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias que le sean aplicables.

En desarrollo de sus actividades, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTÓBAL S.A.S podrá recolectar, almacenar, consultar, actualizar, verificar, organizar, utilizar, circular, transmitir, transferir, conservar y, cuando corresponda, suprimir datos personales, de conformidad con las finalidades que se indican a continuación y con la autorización otorgada por el titular, cuando esta sea requerida.

1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA, CORPORATIVA Y ORGANIZACIONAL

La Empresa tratará los datos personales con el propósito de administrar y desarrollar adecuadamente sus actividades administrativas, corporativas, jurídicas, financieras, contables, comerciales y operativas, así como para garantizar el adecuado funcionamiento de la organización.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Administrar, ejecutar, desarrollar, modificar, renovar y terminar las relaciones jurídicas, comerciales, contractuales y administrativas que establezca la Empresa con personas naturales y jurídicas.
• Realizar procesos de vinculación, actualización y verificación de información de clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, propietarios de vehículos, trabajadores y demás terceros relacionados con la Empresa.
• Mantener y administrar registros internos, archivos físicos y electrónicos, bases de datos, expedientes y demás sistemas de información necesarios para el desarrollo de las actividades de la Empresa.
• Gestionar comunicaciones relacionadas con las relaciones contractuales, comerciales, administrativas, laborales y corporativas.
• Atender, tramitar, gestionar y dar respuesta a peticiones, consultas, solicitudes, quejas, reclamos y demás requerimientos formulados por los titulares.
• Gestionar procesos administrativos, jurídicos, contables, financieros, fiscales, contractuales y de control interno.
• Realizar procesos de facturación, gestión de cuentas por cobrar y por pagar, pagos, recaudos y demás actividades financieras y contables relacionadas con las operaciones de la Empresa.
• Gestionar pólizas, seguros, garantías, reclamaciones y demás instrumentos asociados a las actividades de la Empresa.
• Gestionar la documentación requerida para la celebración, ejecución y terminación de relaciones contractuales.
• Cumplir las obligaciones legales, reglamentarias, contractuales, tributarias, contables y administrativas a cargo de la Empresa.
• Atender requerimientos, solicitudes, órdenes o actuaciones de autoridades administrativas, judiciales, de vigilancia, inspección y control, cuando exista fundamento legal para ello.
• Gestionar procesos relacionados con la defensa de los derechos e intereses de la Empresa y el ejercicio de acciones administrativas, judiciales o extrajudiciales.
• Mantener mecanismos de trazabilidad y soporte documental respecto de las actuaciones realizadas por la Empresa.

2. GESTIÓN HUMANA, LABORAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La Empresa tratará los datos personales de trabajadores, candidatos, exempleados, contratistas y demás personas vinculadas a procesos de gestión humana para administrar integralmente las relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de estas.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Adelantar procesos de selección, evaluación, vinculación y contratación de trabajadores y candidatos.
• Recibir, analizar y verificar hojas de vida, referencias laborales, académicas y profesionales y demás información suministrada durante los procesos de selección.
• Verificar la información proporcionada por los candidatos y trabajadores cuando resulte necesario para la vinculación o desarrollo de la relación laboral.
• Administrar, ejecutar, modificar, suspender y terminar los contratos de trabajo.
• Gestionar nómina, salarios, honorarios, prestaciones sociales, deducciones, descuentos, pagos y demás conceptos derivados de la relación laboral o contractual.
• Gestionar afiliaciones, novedades y trámites ante el Sistema General de Seguridad Social Integral, entidades administradoras de pensiones, salud, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
• Administrar incapacidades, ausencias, permisos, licencias, vacaciones y demás novedades laborales.
• Gestionar actividades relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la administración de la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.
• Gestionar procesos de medicina laboral y ocupacional, cuando corresponda y dentro de los límites legales aplicables.
• Administrar la información de beneficiarios de los trabajadores para el cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social.
• Gestionar información necesaria para la afiliación o vinculación de beneficiarios ante EPS, cajas de compensación familiar y demás entidades correspondientes.
• Desarrollar programas de capacitación, formación, bienestar, incentivos y actividades institucionales.
• Realizar procesos de evaluación de desempeño y seguimiento a las obligaciones laborales.
• Gestionar procesos disciplinarios, administrativos o internos cuando exista fundamento legal o contractual.
• Administrar los controles de ingreso, identificación y acceso a las instalaciones de la Empresa.
• Gestionar la entrega y devolución de elementos, herramientas, equipos, uniformes, dispositivos y demás bienes asignados al trabajador.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, laborales, tributarias y de seguridad social.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la legislación laboral, de seguridad social, tributaria y de seguridad y salud en el trabajo.
• Mantener los expedientes laborales durante los términos de conservación legalmente aplicables.

Cuando se requiera tratar información de naturaleza sensible, la Empresa aplicará las medidas reforzadas de protección establecidas en la legislación y en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y PRESTADORES DE SERVICIOS

La Empresa tratará los datos personales de proveedores, contratistas y prestadores de servicios para gestionar las relaciones comerciales y contractuales necesarias para el desarrollo de su objeto social y actividades complementarias.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Realizar procesos de identificación, vinculación, evaluación y actualización de proveedores y contratistas.
• Verificar la información suministrada y la documentación requerida para la vinculación.
• Elaborar, celebrar, ejecutar, modificar, renovar y terminar contratos.
• Gestionar órdenes de compra, órdenes de servicio, cotizaciones, propuestas y demás documentos comerciales.
• Gestionar facturación, cuentas de cobro, pagos, recaudos y obligaciones económicas.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Gestionar garantías, seguros, pólizas y demás documentos relacionados con la relación contractual.
• Controlar el ingreso de proveedores y contratistas a las instalaciones de la Empresa.
• Implementar medidas de seguridad y control respecto del ingreso, permanencia y salida de terceros.
• Gestionar la asignación de usuarios, credenciales, permisos o accesos a sistemas de información cuando resulte necesario.
• Atender reclamaciones, solicitudes y controversias derivadas de las relaciones contractuales.
• Verificar el cumplimiento de requisitos legales, regulatorios y contractuales.
• Cumplir obligaciones tributarias, contables, comerciales, administrativas y legales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

4. SOCIOS, ACCIONISTAS Y ÓRGANOS CORPORATIVOS

La Empresa tratará los datos personales de sus socios, accionistas, representantes, administradores y demás personas relacionadas con su estructura corporativa para garantizar el adecuado funcionamiento societario y el cumplimiento de sus obligaciones legales y estatutarias.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Administrar y mantener actualizada la información societaria.
• Gestionar el registro e identificación de socios y accionistas.
• Administrar información relacionada con la participación accionaria.
• Gestionar convocatorias a reuniones de Asamblea General de Accionistas y demás órganos sociales.
• Enviar comunicaciones relacionadas con asuntos societarios y corporativos.
• Elaborar, conservar y administrar actas, registros, libros y demás documentos societarios.
• Gestionar el ejercicio de los derechos y cumplimiento de obligaciones de los accionistas.
• Cumplir obligaciones legales, estatutarias, tributarias y regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales y de inspección, vigilancia y control.
• Gestionar procesos relacionados con la representación legal y administración de la sociedad.
• Conservar la información societaria durante los términos establecidos por la legislación aplicable.

5. PROPIETARIOS DE VEHÍCULOS, CONDUCTORES Y PERSONAL VINCULADO A LA OPERACIÓN TRANSPORTADORA

La Empresa tratará los datos personales de propietarios de vehículos, conductores y demás personas vinculadas a la operación transportadora con el propósito de administrar, controlar y desarrollar las actividades relacionadas con la prestación del servicio público de transporte de pasajeros y carga.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Identificar, vincular y administrar las relaciones contractuales, comerciales y operativas con propietarios de vehículos y conductores.
• Verificar la identidad, documentación y requisitos necesarios para la vinculación y operación.
• Verificar licencias de conducción, documentos del vehículo, seguros, revisiones y demás documentación requerida para la prestación del servicio.
• Administrar información relacionada con vehículos vinculados o relacionados con la operación.
• Gestionar pólizas, seguros, SOAT, garantías y demás documentos asociados a los vehículos y a la operación transportadora.
• Gestionar información relacionada con mantenimiento, revisión, operación, disponibilidad y condiciones administrativas de los vehículos.
• Coordinar y administrar la operación del servicio de transporte.
• Gestionar información necesaria para la programación, asignación y seguimiento de servicios.
• Realizar controles administrativos, documentales, operativos y de seguridad.
• Gestionar el ingreso y permanencia de conductores, propietarios y terceros autorizados en las instalaciones de la Empresa.
• Gestionar información relacionada con incidentes, accidentes, novedades operativas, reclamaciones y demás situaciones asociadas a la prestación del servicio.
• Gestionar procesos de seguridad y prevención de riesgos relacionados con la operación.
• Cumplir las obligaciones legales y regulatorias aplicables a la actividad transportadora.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, de tránsito, transporte, vigilancia, inspección y control.
• Gestionar procesos de facturación, pagos, liquidaciones y demás obligaciones económicas derivadas de la relación con propietarios de vehículos y conductores.
• Mantener registros históricos necesarios para acreditar la operación y el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

6. USUARIOS, CLIENTES, PASAJEROS Y DEMÁS BENEFICIARIOS DEL SERVICIO

La Empresa tratará los datos personales de usuarios, clientes, pasajeros y demás personas que soliciten, contraten, utilicen o se beneficien de sus servicios con el propósito de gestionar adecuadamente la prestación del servicio de transporte y atender las obligaciones derivadas de la relación con estos.

En particular, los datos podrán ser tratados para:

• Gestionar solicitudes, contratación y prestación de servicios de transporte de pasajeros y carga.
• Gestionar reservas, solicitudes de servicio, programación y demás actividades relacionadas con la prestación del servicio, cuando corresponda.
• Identificar al usuario o cliente cuando resulte necesario para la adecuada prestación del servicio.
• Gestionar información relacionada con la prestación, seguimiento y trazabilidad del servicio.
• Administrar procesos de facturación, pagos, recaudos y demás obligaciones económicas.
• Atender peticiones, consultas, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de los usuarios.
• Gestionar reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio.
• Atender novedades relacionadas con equipaje, objetos extraviados, incidentes, accidentes y demás situaciones ocurridas durante la prestación del servicio.
• Gestionar situaciones de seguridad, emergencias y atención de contingencias.
• Gestionar información necesaria para atender solicitudes de autoridades competentes.
• Investigar incidentes o hechos relacionados con la prestación del servicio.
• Gestionar procesos de devolución, compensación o atención de reclamaciones cuando haya lugar.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales relacionadas con la prestación del servicio público de transporte.
• Mantener registros necesarios para acreditar la prestación del servicio y atender eventuales reclamaciones.

Cuando en el marco de la prestación del servicio sea necesario tratar información de naturaleza sensible, esta será sometida a las condiciones especiales establecidas en la legislación aplicable.

7. VIDEO VIGILANCIA, SEGURIDAD FÍSICA Y CONTROL DE ACCESO

La Empresa podrá realizar tratamiento de datos personales mediante sistemas de video vigilancia instalados en sus instalaciones y vehículos, así como mediante mecanismos de control de acceso, identificación y seguridad.

El tratamiento de la información captada mediante estos mecanismos tendrá como finalidades:

• Prevenir, detectar y gestionar situaciones que puedan afectar la seguridad de las personas.
• Proteger la vida, integridad y seguridad de trabajadores, pasajeros, usuarios, proveedores, contratistas, visitantes y demás terceros.
• Proteger los bienes, instalaciones, vehículos, equipos, activos e infraestructura de la Empresa.
• Controlar y registrar el ingreso, permanencia y salida de personas en las instalaciones.
• Prevenir y detectar conductas que puedan afectar la seguridad de las personas o bienes.
• Investigar accidentes, incidentes, daños, pérdidas, hurtos, reclamaciones y demás hechos ocurridos en las instalaciones o vehículos.
• Atender y gestionar situaciones de emergencia.
• Aportar información a las autoridades competentes cuando exista requerimiento legal o judicial.
• Servir como elemento de apoyo para investigaciones internas relacionadas con hechos ocurridos en las instalaciones o vehículos.
• Gestionar sistemas de conteo de pasajeros cuando estos se encuentren implementados.
• Garantizar la seguridad y adecuada operación de las instalaciones y vehículos.

La Empresa implementará avisos de video vigilancia visibles e informará a los titulares sobre la existencia del sistema, el responsable, las finalidades y los mecanismos para ejercer sus derechos.

Las imágenes y demás información obtenida mediante estos sistemas únicamente serán utilizadas para las finalidades informadas y no serán objeto de tratamientos incompatibles con estas.

8. SEGURIDAD, PREVENCIÓN DEL FRAUDE Y GESTIÓN DEL RIESGO

La Empresa podrá tratar datos personales con el propósito de proteger a las personas, los bienes, los recursos y la información bajo su responsabilidad, así como prevenir, detectar, investigar y gestionar situaciones de fraude, suplantación, abuso, uso indebido de los servicios o demás riesgos que puedan afectar a la Empresa o a sus grupos de interés.

Para estas finalidades, los datos podrán ser utilizados para:

• Prevenir, detectar y gestionar posibles situaciones de fraude.
• Prevenir y detectar casos de suplantación de identidad.
• Verificar la identidad de usuarios, trabajadores, proveedores, contratistas, conductores, propietarios de vehículos y demás terceros cuando resulte necesario.
• Proteger los activos, instalaciones, vehículos, recursos económicos, sistemas de información y demás bienes de la Empresa.
• Identificar, investigar y documentar incidentes de seguridad.
• Gestionar riesgos operativos, administrativos, financieros y de seguridad.
• Investigar situaciones que puedan generar perjuicios a la Empresa, sus trabajadores, usuarios, pasajeros, proveedores o terceros.
• Adoptar medidas preventivas y correctivas frente a situaciones de riesgo.
• Atender requerimientos de autoridades competentes relacionados con investigaciones o hechos que involucren a la Empresa.
• Gestionar mecanismos de control y seguridad asociados a la prestación del servicio de transporte.
• Mantener registros y evidencias necesarias para la protección de los derechos e intereses legítimos de la Empresa y de terceros.

El tratamiento realizado para estas finalidades deberá observar en todo momento los principios de necesidad, proporcionalidad, finalidad, seguridad y circulación restringida.

9. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES, INFORMATIVAS Y COMERCIALES

La Empresa podrá utilizar los datos personales de los titulares para establecer y mantener comunicaciones relacionadas con las relaciones laborales, contractuales, comerciales, administrativas e institucionales.

En particular, podrá utilizar los datos para:

• Enviar comunicaciones relacionadas con contratos, servicios, operaciones y relaciones existentes con el titular.
• Informar sobre cambios, novedades, modificaciones, interrupciones o aspectos relacionados con los servicios contratados.
• Enviar información institucional relacionada con la Empresa.
• Atender solicitudes y mantener comunicación con los titulares.
• Enviar información sobre nuevos servicios, productos, beneficios, promociones, campañas o actividades comerciales de la Empresa, cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente y de conformidad con las normas aplicables.
• Realizar campañas de información y fidelización, cuando exista autorización y la finalidad haya sido previamente informada.
• Evaluar la efectividad de las comunicaciones comerciales y realizar análisis relacionados con estas, dentro de los límites de la autorización otorgada.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el envío de comunicaciones comerciales o manifestar su voluntad de no recibirlas, sin perjuicio de las comunicaciones que sean necesarias para la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de solicitudes del titular.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

VII. PROCEDIMIENTO 

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES.

1. Consultas. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S.

El titular podrá enviar sus preguntas o consultas relacionadas con sus datos personales recolectados y tratados por TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S a los siguientes canales de atención:

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL resolverá su inquietud o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la haya recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

2. Reclamos. El titular (o sus causahabientes) que consideren que la información contenida en alguna base de datos de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar el reclamo a través de cualquier de los siguientes canales de atención:

La reclamación deberá contener como mínimo: La identificación del titular de los datos personales, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección del titular, y deberá acompañar los documentos que se quieran hacer valer. De no contener esta información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S una leyenda que diga «RECLAMO EN TRÁMITE» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Supresión. El derecho de supresión de datos no es absoluto, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S puede negarlo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

• En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

VIII. PROTOCOLO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S cuenta con un procedimiento de reporte de incidentes para la comunicación y notificación, entre los trabajadores, oficial de protección de datos personales, encargados de tratamiento, Titulares de los datos, ente de vigilancia y control, así como, los entes judiciales: para la gestión y respuesta ante incidentes de seguridad desde el momento en que son detectados con el fin de ser evaluados y gestionar las vulnerabilidades identificadas, asegurando que los sistemas, redes, y aplicaciones son lo suficientemente seguros.

Todos los usuarios y responsables de administrar bases de datos, así como, cualquier persona que tenga relación con la recolección, el almacenamiento, uso, circulación o cualquier tratamiento o consulta de las bases de datos, deberá conocer el procedimiento para actuar en caso de incidentes de seguridad para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que se encuentran bajo su responsabilidad.

Algunos ejemplos de incidencias de seguridad son: caída de sistemas de seguridad que permita el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio de ubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificación de datos por personal no autorizado, entre otros.

En caso de presentarse un incidente de seguridad, el equipo de respuesta tendrá en cuenta los siguientes criterios:

1. a) Estrategia para identificar, contener y mitigar los incidentes de seguridad

• Aplicar las medidas para contener y revertir el impacto que puede tener el incidente de seguridad.
• Evaluar adecuadamente el incidente de seguridad y su impacto en los titulares de la información.
• Verificar los requisitos legales o contractuales con proveedores de servicios asociados al incidente de seguridad.
• Determinar el nivel de riesgo para los Titulares de la Información y notificar la ocurrencia.
• Verificar los roles y responsabilidades del personal responsable de la operación de la información o datos afectados.

1. Línea de tiempo para la gestión del incidente de seguridad

Aplicar el procedimiento para atender los incidentes de seguridad, de acuerdo con parámetros que permitan una adecuada gestión y mitigación de impacto. Verificar de acuerdo con la evaluación del incidente de seguridad, la necesidad de notificar a entidades, tales como: la Fiscalía general de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, Gaula, Policía Nacional, Superintendencia Financiera de Colombia, Centro Cibernético Policial, entre otras.

1. Progreso del reporte del incidente de seguridad

Realizar monitoreo en la gestión estableciendo plazos, evaluar su progreso e identificar los posibles puntos conflictivos que se puedan generar en el manejo del incidente de seguridad.

1. Evaluación de respuesta ante el incidente de seguridad

Una vez se haya gestionado y controlado el incidente de seguridad, el equipo de respuesta deberá revisar las acciones ejecutadas para contenerlo y realizar los ajustes pertinentes para implementar el plan de mejora.

1. Acciones implementadas y planes de mejora

Establecer las acciones necesarias para mitigar el impacto del incidente de seguridad y evitar que vuelva a ocurrir, mediante acciones correctivas y preventivas, así como, planes de mejora que debe adoptar el equipo de respuesta.

1. Documentación y reporte ante el ente de vigilancia y control

Documentar en un registro interno la información relacionada con el incidente de seguridad, así como, elaborar informe con soportes de las acciones adelantadas que deberá ser radicado ante Superintendencia de Industria y Comercio, a través del RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado el incidente.

1. Revisión

Evaluación de las causas que ocasionaron el incidente de seguridad y el éxito de su gestión para valorar la efectividad de los controles y acciones implementadas. Documentar las lecciones aprendidas para tenerlas presentes en futuras ocasiones.

IX. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA DE INCIDENTES

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidentes es el siguiente:

1. Cuando una persona tenga conocimiento de un incidente (pérdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S o de alguno de los encargados, deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidente producido, e indicando las personas que hayan podido tener relación con el incidente, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que lo notifica, a quien se le comunica y los efectos que ha producido.
2. Una vez comunicado el incidente ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que conste la notificación del incidente con todos los requisitos enumerados anteriormente.
3. TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S, crea un registro de incidentes que debe contener: el tipo de incidente (fraude Interno o externo, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, ejecución y administración de procesos), fecha y hora de esta, persona que lo notifica, persona a la que se le comunica, efectos del incidente y medidas correctivas cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos.
4. Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.

Así mismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente política del tratamiento de los datos, manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los Titulares establecidos en TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.

 XI. GESTIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de las Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que inciden en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los Titulares.

El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Así mismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como:

• Criminalidad: Entendida como las acciones internas o externas, causadas por la intervención humana, que violan la ley y que están penalizadas por ésta.

• Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los eventos indirectamente causados por la intervención humana.

• Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema.

Al mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente relacionadas con el comportamiento humano.

TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.

XII. ÁREA RESPONSABLE Y ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

El ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS de TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTOBAL S.A.S será la dependencia responsable de asegurar la protección de datos personales y quien Gestión Humana además vigilará para que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere este manual, de conformidad con la normatividad relacionada con el tema.

Las consultas y reclamos deben ser tramitados a través de los siguientes canales de atención:

APROBACIÓN:

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales fue aprobada por TRANSPORTES RÁPIDO SAN CRISTÓBAL el día 30 del mes de septiembre de 2026.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

WILLIAM ARMANDO OSPINA ORTIZ

Gerente

Fecha de aprobación: Día: 30 Mes: Septiembre Año: 2026